En el mundo actual, cada vez más empresas adoptaron modelos de trabajo remoto, ya sea completo o el modelo híbrido. Si bien el trabajo remoto ofrece una serie de ventajas, también presenta desafíos únicos, especialmente en términos de comunicación. A lo largo de estos últimos años se han ido optimizando los procesos gracias a distintos factores, pero todavía quedan algunos apartados a mejorar que pueden ser solventados con pequeños cambios.
5 tips para mejorar la comunicación laboral a distancia
Ya sea que se esté trabajando en remoto o en híbrido y de forma asíncrona, hay una serie de consejos que pueden ayudar a que el equipo pueda optimizar la comunicación y, por ende, mejorar el rendimiento y productividad en el día a día de la empresa. Aquí te dejamos con seis:
Establecer expectativas claras
Una comunicación efectiva comienza con expectativas claras. Esto incluye expectativas sobre los canales de comunicación que se utilizarán, cuándo y cómo se espera que los miembros del equipo estén disponibles y qué tipo de comunicación es apropiada para cada canal. Por ejemplo, puedes decidir utilizar el correo electrónico para la comunicación no urgente y reservar las videoconferencias para las discusiones en equipo más importantes. Sea como fuere, es interesante establecer un límite de tiempo máximo con el que cada persona tenga que contestar a esta comunicación para que no haya ningún tipo de bloqueos.
Utilizar la tecnología adecuada
La tecnología es una herramienta vital para la comunicación en los equipos remotos. Herramientas como Slack, Microsoft Teams y Zoom pueden facilitar la comunicación en tiempo real, mientras que las plataformas de gestión de proyectos como Trello o Asana pueden ayudar a mantener a todos informados sobre el progreso de las tareas.
Otra herramienta valiosa es un creador de organigramas. Un organigrama claro puede ayudar a todos los miembros del equipo a entender quién es quién dentro de la organización, quién es responsable de qué y a quién deben dirigirse con preguntas o problemas específicos. Un organigrama actualizado y accesible puede mejorar enormemente la eficiencia de la comunicación dentro de un equipo remoto, evitando redirecciones y conociendo a quién hay que dirigirse sin ningún tipo de filtro.
Fomentar la comunicación regular e informal
La comunicación regular es esencial en un equipo remoto para mantener a todos en la misma página. Esto puede incluir reuniones de equipo regulares, actualizaciones de estado y sesiones de brainstorming. Asegúrate de que estas comunicaciones son bidireccionales, dando a todos los miembros del equipo la oportunidad de compartir sus ideas y preocupaciones.
En un entorno de oficina tradicional, la comunicación informal siempre fue la sala de descanso o junto a la máquina de café. Esto puede desempeñar un papel importante en la construcción de relaciones y en el intercambio de ideas. En un mundo actual, donde muchos trabajan desde casa, es importante encontrar formas de fomentar este tipo de comunicación. Pueden incluir la creación de canales de chat para temas no relacionados con el trabajo, la organización de eventos sociales virtuales o simplemente animar a los miembros del equipo a compartir un poco sobre sus vidas fuera del trabajo.
Proporcionar feedback constructivo
El feedback constructivo es crucial para el crecimiento y el desarrollo del equipo. En un equipo remoto, es especialmente importante ser claro y específico al proporcionar feedback para evitar malos entendidos. También es útil establecer un proceso regular para esto, como las revisiones de rendimiento trimestrales, para asegurarte de que todos los miembros del equipo reciben el feedback que necesitan para mejorar. No hace falta que sea una reunión, se pueden hacer por escrito si es más fácil, y que cada persona pueda leerlo cuando y donde quiera. En la actualidad existen muchas herramientas para dar feedbackde forma rápida y visual, se pueden utilizar para fomentar esta cultura para ir optimizando el trabajo e ir escalando.
Promover una cultura de apertura y confianza
Una comunicación efectiva en un equipo híbrido o remoto depende de una cultura de apertura y confianza. Esto significa animar a los miembros del equipo a compartir sus ideas, preocupaciones y éxitos, y a confiar en que serán escuchados y valorados. También significa ser transparente como líder, compartiendo tanto las buenas noticias como las malas y admitiendo los errores cuando ocurren.
Crear una cultura de confianza y apertura no sucederá de la noche a la mañana, pero es una inversión que vale la pena. Los equipos en los que los miembros se sienten valorados y escuchados son más propensos a ser eficientes, innovadores y comprometidos.
Comunicar bien es clave para el éxito de cualquier equipo, no solo remoto pero en este caso incluso más. Es cierto que cada equipo es único, por lo que puede ser necesario ajustar estas estrategias para adaptarlas a tus necesidades y circunstancias específicas. Sin embargo, con paciencia y esfuerzo, se puede crear un equipo remoto que no solo funcione, sino que también prospere y lleve a lo más alto a la empresa.